オーガナイザー向け大会運営ルール
このページは、3X3 YOUTH のオーガナイザーが大会を開催・進行・キャンセル・結果入力する際に守る運営ルールです。
参加者向けの大会規定とは分けて、主催者側の責任と作業をまとめます。
要点
- 大会ページに記載した日時、会場、カテゴリ、グレード、受付時間、試合時間を守って運営してください。
- エントリー開始後は、参加判断に影響する主要条件を変更できません。
- 大会キャンセルは結果入力前まで可能です。
- 結果入力後に Stripe Checkout で3,000円を支払うと、結果確定とポイント反映が行われます。
- 安全確保、受付、進行、結果入力、参加チームへの連絡はオーガナイザーの責任で行います。
大会作成前の確認
大会作成前に、以下を確認してください。
- 会場を確保していること。
- コート数と使用可能時間が決まっていること。
- 受付時間、試合開始時間、最終試合終了時間を決められること。
- 休憩時間を見込んでいること。
- 大会カテゴリとグレードが決まっていること。
- 現地決済の参加費や受付方法を案内できること。
- 緊急時の連絡手段を用意していること。
大会作成時の設定
大会作成時には、コート数、受付時間、試合時間帯、休憩時間を設定します。
システムは、試合時間帯とコート数から最大参加チーム数を自動計算します。この最大参加チーム数が、大会のエントリー可能最大数になります。
オーガナイザーは初期仕様では最大参加チーム数を任意に上書きできません。
大会画像の掲載
大会ページに掲載する画像は以下の条件でアップロードできます。
- 1 大会につき最大 6 枚（メイン 1 枚 + 補足 5 枚）
- 1 枚あたり最大 5MB
- 対応形式: JPEG / PNG / WebP（HEIC は受け付けません。事前に変換してください）
アップロードした画像は公開され、誰でも閲覧可能になります。
子どもが被写体になる写真を掲載する場合は、事前に保護者・本人から肖像権の同意を取得する責任はオーガナイザーにあります。同意のない写真や、子どもの個人が特定される写真の掲載は控えてください。
不適切な画像が通報された場合、プラットフォーム管理者が削除することがあります。
エントリー開始後に変更できないもの
エントリー開始後は、参加者の判断に影響する主要条件を変更できません。
主な例は以下です。
- エントリー締切
- カテゴリ
- グレード
- コート数
- 休憩時間
- 最大参加チーム数
- 受付開始・終了時間
- 第1試合開始時間
- 最終試合終了時間
- 会場名
- 会場住所
- 開催都道府県
大会説明文、注意事項、画像など、参加条件を根本的に変えない情報は編集できる場合があります。
当日受付
受付では、以下を確認してください。
- チーム名
- 参加選手
- 参加人数
- 連絡担当者
- 現地決済が必要な場合の支払い
受付時に不明点や人数不足がある場合は、その場でチーム代表者に確認してください。
受付の進め方
3X3 YOUTH プラットフォームでは、当日のチェックイン操作（参加・欠場・遅刻のマーク）はシステム上で行いません。受付は紙運用を前提としています。
オーガナイザー dashboard から、大会ごとのエントリーチーム一覧と参加選手一覧の CSV をダウンロードできます。事前に印刷して当日の受付名簿としてご活用ください。
欠場や遅刻によって試合に出場しなかったチームは、結果入力時に「欠場」として記録してください。
個人情報の取り扱い
ダウンロードした CSV には参加チームの代表者連絡先、選手の氏名・生年月日などの個人情報が含まれます。
ダウンロード後の個人情報の取り扱い責任はオーガナイザーにあります。大会終了後は不要になった印刷物・データを適切に廃棄し、第三者へ提供しないでください。
CSV のダウンロード操作は監査ログに記録されます。
大会進行
大会は、参加チーム数に応じたフォーマットに従って進行します。
試合順、コート割り、休憩、順位決定、結果記録は、オーガナイザーが責任を持って管理してください。
大会中に天候、会場、時間制約、安全上の問題が発生した場合は、安全を最優先して判断してください。
大会キャンセル
オーガナイザーは、結果入力前まで大会をキャンセルできます。
キャンセル理由は選択式で必須です。
選択肢は以下です。
- 天候不良
- 会場都合
- 運営都合
- 参加チーム不足
- その他
大会をキャンセルすると、新規エントリー、結果入力、ポイント付与、結果入力時の Stripe Checkout 作成はできなくなります。
結果入力
大会終了後、オーガナイザーは結果を入力します。
結果入力では、参加チーム数に応じて必要な順位まで登録します。欠場チームがある場合は、欠場として記録します。
結果入力後、Stripe Checkout で3,000円を支払います。支払い完了後、結果が確定し、ポイントが反映されます。
決済完了の正本は Stripe webhook です。success page の表示だけでは結果確定にはなりません。
結果入力後の修正
結果確定後、オーガナイザーは結果を編集できません。
誤りがある場合は、プラットフォーム管理者へ連絡してください。管理者が必要と判断した場合、結果修正とポイント再計算を行います。
結果無効化と返金
天候・会場・運営トラブルなどにより大会結果として公平性を確保できないと判断された場合、プラットフォーム管理者が大会結果を無効化することがあります。
結果無効化はプラットフォーム管理者のみが行います。オーガナイザーは無効化操作を行えません。
結果が無効化された場合、以下が自動的に行われます。
- 当該大会で付与されていたポイントは取り消され、参加チームのランキングから除外されます。
- 結果入力時にオーガナイザーが支払った 3,000円は、プラットフォーム管理者が Stripe を通じて返金します。
- エントリー済みチームの代表者には、結果無効化と理由を記した通知メールが自動送信されます。
- 大会の公開ページには、結果が無効化された旨と理由が表示されます。
返金処理にかかる Stripe の決済手数料は、3X3 YOUTH プラットフォームが負担します。
結果の一部に軽微な誤りがある場合は、結果無効化ではなくプラットフォーム管理者による結果修正で対応されます。この場合、3,000円の返金は発生しません。
参加チームへの連絡
大会に関する重要な変更、キャンセル、遅延、受付場所の変更、緊急連絡などは、できるだけ早く参加チームへ知らせてください。
特に当日キャンセルや会場変更は、参加者の移動や安全に関わるため、速やかに連絡してください。
大会をキャンセルした場合、3X3 YOUTH プラットフォームからエントリー済みチームの代表者へ、キャンセル理由とキャンセル日時を記した自動メールが送信されます。ただしこのメールはキャンセルされた事実のみを通知するもので、会場変更先、代替日、問い合わせ先などの個別情報は含みません。これらの追加情報の連絡は、オーガナイザーが各自の手段で行ってください。
安全管理
オーガナイザーは、大会中の安全確保に努めてください。
熱中症、怪我、天候悪化、会場設備の問題などが発生した場合は、試合進行よりも安全を優先してください。
必要に応じて、試合の中断、時間変更、形式変更、中止を判断してください。